Vuoi sapere se la tua gestione documentale digitale è conforme?
Tutte le aziende si stanno adeguando, per necessità e per legge, alle nuove regolamentazioni per la gestione documentale, oltre che per la necessaria digitalizzazione dei processi interni.
Se pensi che i processi amministrativi e la gestione documentale della tua azienda siano a rischio, allora è il caso di rimediare.
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Cosa rischi se la tua gestione documentale non è conforme alle regolamentazioni?
Il primo rischio che corri è sicuramente quello di non essere al passo con i tempi e di apparire come un’azienda poco professionale e innovativa, laddove, invece le altre aziende hanno già iniziato la digitalizzazione dei loro documenti.
Se fino a qualche tempo fa affidavi importanti documenti a carta e penna, rischiando che il tempo potesse deteriorarli, rendendo poi più difficoltoso e complesso il processo di archiviazione, ora puoi affidarti ai sistemi digitali di gestione documentale per riordinare dati importanti e ritrovarli, poi, molto più rapidamente.
Dematerializzazione della carta e il processo di digitalizzazione è un dato di fatto, in quanto non si può più continuare ad archiviare documenti secondo il vecchio metodo.
La digitalizzazione della gestione documentale, ti permette di evitare errori che altrimenti ti costerebbero cari.
Perché conviene che la gestione documentale sia conforme
Al giorno d’oggi le aziende si devono tutte adeguare a un nuovo modo di gestire internamente il proprio lavoro. È prima di tutto una questione normativa, com’è il caso infatti dell’introduzione della fattura elettronica dal 1° Gennaio 2019.
Obiettivo di questo cambiamento: avere un migliore controllo interno dell’aspetto amministrativo
Sei un’azienda sanitaria?
Dal 1° ottobre 2019 hai l’obbligo di emettere ordine in formato elettronico. Obiettivo di questo cambiamento: aumentare l’efficienza dei processi di acquisto e rendere più veloci i pagamenti, così come la riconciliazione bancaria.
Sei un’azienda che in questo momento ha necessità di assumere?
È necessario che ci sia un adeguamento sulla linea della digitalizzazione dei contratti, con firma digitale avente valore probatorio di legge per il sottoscrittore. Obiettivo di questo cambiamento: velocità, sicurezza e semplicità della gestione dei contratti e che convergono nell’ottica di digitalizzare i processi per intero.
Vuoi migliorare l’archiviazione della gestione documentale?
Inizia ad impostare il tuo archivio digitale. La conservazione digitale a norma, creando un vero e proprio archivio digitale delle informazioni, è un altro punto strettamente inerente alla digitalizzazione della gestione documentale. Obiettivo di questo cambiamento: Impostare i processi in modo completamente paperless. Le aziende hanno così a disposizione tutte le indicazioni necessarie per predisporre sistemi di conservazione a norma. Inoltre, questa scelta porta a una netta diminuzione dell’utilizzo della carta, oltre che di spazio fisico per archiviarla.
Quali sono i vantaggi della gestione documentale digitale?
Procedere alla digitalizzazione dei documenti aziendali significa poter sfruttare una serie di vantaggi che vanno da quelli economici a tutti i benefici dal punto di vista della razionalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali. Più nello specifico, infatti, utilizzando software per la gestione documentale elettronica è possibile:
Gestire rapidamente i contenuti informativi, sia prodotti sia ricevuti (riducendo al minimo le possibilità di errori);
Salvarne i metadati (cioè quelle informazioni che contraddistinguono i file rendendoli identificabili in modo permanente);
Caratterizzarli con parole chiave specifiche utili al loro recupero e, a questo punto, ordinarli in fascicoli (che racchiudono tutti i documenti che afferiscono a una pratica).
Avere a disposizione documenti informatici, facilmente gestibili e consultabili da qualsiasi device, permette una maggiore condivisione delle informazioni e quindi più collaborazione tra i lavoratori (anche occupati in sedi diverse e lontane tra loro), oltre al fatto di avere un maggior controllo sul funzionamento dell’azienda nel suo complesso per, eventualmente, migliorarne alcuni aspetti.
